📌 1. Verificación de Datos de Empleados

¿Qué revisar?

• Altas y bajas: Confirma que todos los empleados activos están registrados y que las bajas (renuncias o despidos) se procesaron.

  • Ejemplo común: Olvidar dar de baja a un empleado que renunció a mediados de mes, lo que genera pagos incorrectos.

• Cambios salariales: Ajustes de sueldo, promociones o cambios de puesto.

• Datos bancarios: Verifica que las cuentas CLABE o tarjetas de débito estén actualizadas para evitar transferencias fallidas.

🔎 Consejo:
Usa un formulario digital para que los empleados actualicen sus datos bancarios y evita depender de correos o papeles.

📌 2. Registro de Asistencias e Incidencias

Pasos clave:

• Horas trabajadas: Compara los registros del reloj checador con los reportes de los supervisores.

• Horas extras: Asegúrate de que estén autorizadas y calculadas según la LFT (doble o triple, según corresponda).

  • Error frecuente: No pagar horas extras en días festivos.

• Ausencias: Licencias, incapacidades (IMSS) o permisos no remunerados.

  • Documentación requerida: Solicita siempre el justificante médico o el permiso por escrito.

🛠️ Herramienta útil:
Si usas un sistema de control de asistencia, programa alertas para discrepancias (ej.: empleados que no registran salida).

📌 3. Cálculos de Nómina

A. Salarios y Complementos

• Verifica:

  • Sueldo base.

  • Bonos, comisiones o incentivos.

  • Deducciones (ISR, IMSS, préstamos personales).

• Caso práctico: Si un empleado recibió un bono por productividad en mayo, asegúrate de que esté gravado correctamente ante el SAT.

B. Aportaciones Patronales

• Calcula las cuotas obrero-patronales del IMSS, INFONAVIT y SAR.

• Pendiente común: No actualizar el salario base de cotización (SBC) después de un aumento.

📢 Importante:
Usa una calculadora de nómina confiable o software especializado para evitar errores en decimales o redondeos.

📌 4. Obligaciones Legales y SAT

A. Documentación Electrónica

• Genera y timbra los CFDI de nómina con la versión 4.0.

• Valida que los recibos incluyan:

  • Lugar de expedición.

  • Salario diario integrado (SDI).

  • Percepciones y deducciones desglosadas.

B. Pagos al IMSS e INFONAVIT

• Confirma que las cuotas se paguen antes del 17 de junio (para mayo).

• Revisa el SUA (Sistema Único de Autodeterminación) para evitar recargos.

⚖️ Normativa relevante:
Si hubo cambios en el salario mínimo o en tablas del ISR para 2024, ajústalos en tus cálculos.

📌 5. Revisión y Aprobación

Flujo recomendado:

1. Primera revisión: Equipo de RRHH.
2. Segunda revisión: Finanzas o contabilidad.
3. Aprobación final: Gerencia o responsable designado.

📂 Respaldo:
Guarda copias de:

• Comprobantes de nómina.
• Autorizaciones de horas extras.
• Documentación de incidencias (licencias, incapacidades).

📌 6. Entrega y Comunicación

• Envía recibos digitales a cada empleado (por correo o plataforma interna).

• Habilita un canal de soporte: Designa a un responsable para aclarar dudas post-cierre.

• Programa recordatorios: Usa herramientas como Trello o Google Calendar para el próximo cierre (junio).

🔎 Errores Comunes (y Cómo Evitarlos)

💡 Bonus: Automatización de Nómina

Si tu empresa aún maneja procesos manuales, considera:

• Software especializado (ej.: Nomilinea, ADP, o sistemas en la nube).

• Ventajas: Reducción de errores, cumplimiento automático con el SAT y ahorro de tiempo.